Intensive Aufarbeitung der Kritikpunkte ist in Umsetzung

Die Abteilung Verwaltungsstrafen durchlief in den vergangenen zwei Jahren einen Veränderungsprozess. Das primäre Ziel bestand darin, erneute Verjährungen von Strafakten zu verhindern. Empfehlungen des Kontrollamtes und des Rechnungshofes flossen in diesen Prozess ein. Zur Überprüfung der bislang vorgenommenen Veränderungen sowie für weitere Optimierungen des Ablaufprozesses wurde auf Vorschlag und Initiative von Bürgermeister Klaus Luger ein externer Berater bestellt.

Aufgaben dieser Organisationsuntersuchung umfassen:

  • Analyse des Berichts des Kontrollamtes und des Rechnungshofes im Hinblick auf die bereits gesetzten Maßnahmen
  • Eine Mitarbeiterkompetenzanalyse
  • Prüfung des Einsatzes des IT-Systems und Erhebung von Verbesserungspotenzialen
  • Erarbeitung von Vorschlägen für eine strukturierte und regelmäßige Berichterstattung an die Entscheidungsträger
  • Erstellung eines Abschlussberichtes über die durchgeführten Erhebungen

Einstimmig beschloss der Linzer Stadtsenat Mitte Jänner, für diese Aufgabenstellung Herrn Dr. Herbert Prucher zu beauftragen. Als Landesamtsdirektor-Stellvertreter sowie Leiter der Abteilung Finanz- und Vermögensverwaltung von Salzburg und selbständiger Organisationsberater gilt Herbert Prucher als Spezialist für Organisationsentwicklung und Verwaltungsabläufe.

„Herbert Prucher hatte die Aufgabe, kritisch zu hinterfragen, ob die Maßnahmen, die nach Bekanntwerden der Aktenaffäre in der betroffenen Abteilung für Verwaltungsstrafen gesetzt wurden, auch die richtigen waren und greifen. Neben der Kontrolle der Arbeitsabläufe analysierte er auch die Kompetenz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“, so Bürgermeister Klaus Luger. Ebenso umfasste die Betrachtung des IT-Systems die externe Untersuchung. „Die Ergebnisse der Analyse liegen mir nun vor. Eines darf ich gleich vorwegnehmen: es war eine gute Investition, einen externen Berater zu engagieren“, betont Luger.

Empfehlungen von Rechnungshof und Kontrollamt zum Teil umgesetzt

Grundlage der Analyse durch Herrn Dr. Prucher bildeten die in den Jahren 2017 sowie 2018 stattgefundenen Überprüfungen durch das Kontrollamt der Stadt Linz sowie des Rechnungshofes. In die von Dr. Herbert Prucher erstellte Organisationsanalyse flossen eine Beurteilung der bestehenden Fallzahlen, des Personals, des EDV-Systems sowie des Controllings ein. „Ich stellte bei meiner Analyse fest, dass seitens der Abteilung gemeinsam mit der Organisation an vielen Kritikpunkten intensiv gearbeitet wurde. Beispielsweise wurde ein mehrstufiges Controlling aufgebaut, neue MitarbeiterInnen werden gründlich in die Materie eingearbeitet. Aus meiner Sicht sind die vom Kontrollamt sowie vom Rechnungshof aufgestellten Forderungen und Empfehlungen zum Teil umgesetzt worden oder in Bearbeitung“, fasst der externe Organisationsberater Dr. Herbert Prucher seine Analyse zusammen.

Seit dem Aufkommen der Fehlentwicklungen bei der Verfolgung von Finanzstrafverfahren wurden die Altfälle sowie neue Verfahren im Geschäftsbereich Abgaben und Steuern penibel aufgearbeitet. Seit Anfang September 2017 kam es zu keinen weiteren Verjährungen wegen Untätigkeit der Strafbehörde. Alle Anzeigen der Finanzpolizei wurden fristgerecht bearbeitet.

Die derzeitige Situation der Aktenlage stellt sich folgendermaßen dar: Im Jahr 2018 stiegen die eingelangten Anzeigen stark an. Ausgelöst wurde dies durch eine steigende Anzahl an Anzeigen im Meldewesen.

Aufgeteilt nach Erledigungen ergibt sich folgendes Bild:

Personalsituation ausreichend, Personalmanagement verbessert

In den vergangenen Jahren wurden zusätzliche MitarbeiterInnen in die Abteilung Verwaltungsstrafen aufgenommen. Seit 2018 sind in Summe 16,25 Vollzeitäquivalente (VZÄ) in der Abteilung tätig, 2019 ergänzt eine weitere Mitarbeiterin die Abteilung. Dadurch hat sich die Arbeitsbelastung für die einzelnen MitarbeiterInnen entspannt. Ein Mangel an Personal ist somit nicht erkennbar. Die Entwicklung in der Abteilung und die feststellbare Qualitätsverbesserung zeigen auf, dass die Nachbesetzungen bereits Wirkung zeigen. Es ist eine zügige Aufarbeitung 2019 zu erwarten.

Kritik äußert Dr. Prucher darin, dass trotz deutlich gestiegenem Arbeitsvolumen in der Vergangenheit wenige Überstunden angeordnet wurden. „Zudem haben die Führungskräfte auf Meldungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hinsichtlich des verstärkten Arbeitsvolumens nicht reagiert“, so Herbert Prucher weiter.

Positiv merkt der externe Organisationsexperte die Veränderung der Abteilungsleitung an. „Aus meiner Sicht, hat sich die Neubesetzung der Abteilungsleitung sehr gut auf die Abteilung ausgewirkt. Sie ist fachlich kompetent sowie gewillt, die Abteilung aus der vermeintlichen Krise herauszubringen.

Ebenso ist die neue Abteilungsleitung bestrebt, bei Änderungen der Arbeitsbelastungen schnell zu reagieren“, betont Dr. Prucher. Der Abbau der bestehenden Akten ist vorrangiges Ziel der Abteilung. Sofern keine Anzeigenflut eintrifft, ist dies mit Ende 2019 absehbar. Vor allem die Einbindung der zuständigen Führungskräfte im Einstellungsprozess von neuen MitarbeiterInnen, eine intensive Einschulungsphase sowie regelmäßige Besprechungen durch den Abteilungsleiter wurden bereits umgesetzt.

Die im Kontrollbericht sowie im Rechnungshofbericht angesprochene Vermutung, dass budgetäre Überlegungen die Bearbeitung der Akten beeinflusse, kann nicht nachvollzogen werden. Die Reihenfolge der Bearbeitung in der Vergangenheit erfolgte ohne System.

ELAK-Verbesserung in Arbeit

Die gesamte Verwaltung arbeitet derzeit mit dem EDV-System ELAK. Sowohl das Kontrollamt sowie der Rechnungshof üben Kritik an diesem Programm und stellten notwendige Verbesserungen in den Raum. An der Umsetzung der Kritikpunkte wird konsequent gearbeitet. Eine Überarbeitung des bestehenden Systems ELAK mittels einer dafür eigens eingerichteten Projektgruppe ist aber unumgänglich.

Als erster Schritt erfolgte die ausschließliche Bearbeitung der Aktenführung durch das Computerprogramm. „Jede Anzeige wird im ELAK erfasst und zugeteilt. Eine parallele Aktenführung, das heißt entweder elektronisch oder in Papierform, gibt es nicht mehr. Darüber hinaus wurde ein eigenes Verfahrensblatt für die Verwaltungsstrafen im ELAK etabliert“, resümiert Herbert Prucher. Dieses Verfahrensblatt enthält alle wesentlichen Informationen und stellt eine strukturierte Berichterstattung sicher. Stichprobenartige Kontrollen sowie intensive Einschulungen stellen die Nutzung sicher.

Interne Kontrolle neu gestaltet

Die interne Kontrolle wurde vollkommen überarbeitet. Es finden laufend, wöchentlich, monatlich, quartalsweise sowie halbjährlich unterschiedliche Überprüfungsschritte statt. Ein Schwerpunkt liegt unter anderem auf einen 4-Augen-Prinzip bei notwendigen Verfahrenseinstellungen und Berufungsvorentscheidungen. Darüber hinaus wird stichprobenartig kontrolliert, inwieweit alle erforderlichen Daten erfasst werden. Monatlich erfolgt eine Überprüfung von Verjährungsfristen.

Weitere Empfehlungsschritte

Die derzeit bereits gesetzten Maßnahmen der Abteilung Verwaltungsstrafen lassen viele in der Vergangenheit aufgetauchte Problemstellungen nicht mehr zu. Um weitere Optimierungen zu gewährleisten sieht Dr. Herbert Prucher, folgende Weiterentwicklungen:

Als theoretische Stütze sowie für einen einheitlichen Vollzug der Akten ist derzeit ein Abteilungshandbuch in Arbeit. Im Sinne eines Organisationshandbuches soll dieses Organisationsabläufe sowie damit verbundene Prozesse erfassen und standardisieren.
Die Abteilung benötigt Zeit, um die Prozesse neu aufzusetzen und weiterzuentwickeln. Neben der zeitlichen Komponente ist auch ein technischer Support notwendig.

Als wesentlichen Schritt zur Optimierung der Verwaltungsabläufe ist die Weiterentwicklung des Computerprogramms ELAK zu sehen. Vor allem im Hinblick auf die derzeitige Mischform der Auswertungen mittels ELAK sowie Excel-Listen ist ein umfangreiches Überarbeiten des Systems erforderlich. Eine Projektgruppe soll die entsprechenden Schritte erarbeiten.

Auf die Optimierung der Kommunikation mit dem zuständigen Mitglied der Stadtregierung soll durch Statusberichte angestrebt werden.